RFID档案管理系统解决方案

一、概述

　　随着社会科学技术的不断发展，国家机关单位的“间谍”事件时有发生，为了加强机要档案的管理，防止机要档案的泄密、维护国家信息的完整与安全。北京泰格瑞德科技有限公司研发了RFID涉密档案定位监控系统，该系统采用先进的RFID自动识别技术和计算机技术，将RFID电子标签作为信息存储媒介粘贴在档案袋上，利用智能档案柜、批量借还终端、移动式点藏终端、全向防盗通道等设备，与后台数据库管理系统相配合，实现对档案的全过程跟踪与管理。该系统对档案的统一编码、入馆登记、借阅、归还、查找、盘点、实时监控等过程进行了严格的规范和要求，提高了档案查阅、借出、归还的速度，提升了顺架的准确性，增强了档案管理工作的信息化管理水平。

　　档案馆管理中可以在几个方面来使用RFID技术：

　　(一)、实体档案的统计：通过RFID读写设备在标签中录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该案卷中文件份数及存放地等信息。在档案案卷中安装标签，同时，通过网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件进行处理后形成数据库。这项工作完成后，工作人员在统计档案馆藏时可以使用智能档案架自动馆藏盘点系统，不再需要核对每一个案卷。

　　(二)、实体档案的管理：通过在档案库房门口安装智能安全检测门，实时收集标签信息，如果实体档案未经过授权出库，系统就会马上与保安系统连动报警，保证档案的保管安全。如果是经过授权的档案出库，那么软件就会自动记录出库信息，并进行统计。

　　(三)、与数字档案馆项目的对应：一方面，可以在标签中写入档案的数字化信息，这样在档案数字化过程的调卷和还卷过程中只需要扫描标签就可以做的不错扫，不漏扫。另一方面，标签信息可以和档案管理软件通过接口程序连接，在利用档案时先通过档案管理软件检索到需要调卷的档案，系统就会直接把这些档案的信息发送到终端上，库房人员通过终端可以直接找到档案库房中的档案，实现快捷，准确的调档。如果配合智能档案架，这些信息可以实现档案架自动打开档案所在架，调档人员根据智能档案架指示灯指示打开架内找到需要档案，整个过程10秒中即可完成。其次，档案在借阅过程中可以通过读取标签信息的门禁系统保证档案不会被带出档案借阅室，保证档案利用安全。

　　二、系统特点

　　1、档案盒、档案袋均可管理

　　档案盒、档案袋两种管理模式，确计算每盒(袋)中的档案数量，任何一份缺失均会在系统中显示。

　　2、档案柜授权开柜

　　档案柜带门禁控制器，可脱机判断/联机判断权限，支持开门超时报警，异常开门报警，支持档案柜开门视频联动。

　　3、档案实时在架定位监控

　　实现档案盒级定位/监控，精确对于每个档案盒都有固定的层级及位置，任何一个档案盒摆放错误均会进行提示。

　　4、档案防盗

　　档案袋的唯一身份标识，档案管理各环节数据采集的载体，可以存储档案的基本信息和领用归还状态等，用于对档案进出进行安全控制，达到防盗和监控的目的。

　　5、档案快速上架整理，快速查找

　　系统提供丰富的上架、盘点及查找功能，进一步节省整理档案的时间和人力。

　　6、具有馆员工作站，可实现自助借还

　　结合读者和管理人员的借阅卡和工作卡，还可以实现档案管理的各种操作，包括：信息录入、批量借阅和归还等。

　　7、智能实时盘库档案管理

　　RFID智能实时盘库档案管理系统是根据用户需求，基于RFID(射频)技术研制开发的最新产品，也是目前国内最为先进的档案管理系统，与条形码盘库型档案管理系统相比，它具有库存档案管理规范、在柜状态实时监控、实时盘点的准确率高的优点。其硬件系统基于高可靠PLC搭建而成，人机界面采用10.2彩色液晶显示触摸屏。并采用局域网进行全系统联网。具有显示内容丰富，操作简单的特点。盘点在柜档案准确率达到100%。可在运行环境下控制自动选层档案柜。

　　RFID 智能实时盘库档案管理系统，其档案柜体采用宝钢生产的优质冷轧钢板，经数控钣金加工设备精密制作而成，传动机构的链条链轮选用国家名牌产品生产的优质链条链轮，具传动噪音低、延伸率低的优点;为了保证档案盒在箱斗内的位置状态正确性，我们还设置了箱斗内的防倒书立，并设置了自定义调节区域;为保证用户在最短时间内准确取到所需档案，设置了激光指示识别装置;该系统采用了光幕安全保护装置，有效确保人身和设备的安全;并设有紧急制动按钮能紧急制动设备。设备设置了两种应急存取方案：系统故障情况下，采用应急手动按钮完成档案的存取;停电的情况下，切断总电源后，应急手摇完成档案的存取。

　　RFID智能实时盘库档案管理系统人机界面采用10.2寸彩色液晶触摸显示器，通过柜内一组固定的高频RFID读写器对档案射频标签进行实时扫描来完成档案的录入、录出及档案盘点，数据更新仅需2-3秒。

　　实施流程

　　初始化：将粘贴好RFID电子标签的档案装入档案柜，每完成一层，该层档案数据位置信息自动录入数据库，时间需要2-3秒，按照上述流程，完成该柜所有层的档案装入，该柜档案数据位置信息即自动录入数据库，初始化完成。

　　借阅及归还：上位机发出借阅或归还指令，档案柜运行至存取窗口，相应激光指示灯亮起，用户取出或存放档案，数据随即更新。

　　在库档案门禁管理系统：未授权档案出库门报警，自动摄像数据采集。

　　可实现主要功能

　　1)、上位机实时自动盘点在柜档案

　　2)、本地机实时自动盘点在柜档案

　　3)、多台上位机联网管理档案

　　4)、数据库射频标签管理档案

　　5)、档案管理报表打印

　　6)、运行状态显示

　　7)、运行日志纪录

　　8)、光幕安全保护

　　9)、手动/自动走层

　　10)、应急手摇功能

　　11)、缓停缓起功能

　　12)、自动门

　　13)、档案定位到本

　　14)、在库档案门禁管理

　　三、系统结构

　　智能档案管理系统采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用非接触式的智能馆员工作站、智能书架等RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时系统在档案室出入口处安装智能安全门，通过远距离RFID认证，可以实现自动防盗与档案出入库确认功能。

　　3.1 RFID数据管理系统

　　该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括集成RFID读写设备的馆员工作站、智能档案架、发卡器等设备，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。馆员工作站的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;智能档案架是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。

　　3.2档案管理信息系统

　　该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成，而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。系统具体功能如下：

　　(1)储位管理子系统：该子系统硬件主要由智能档案密集架实现，该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案袋编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。此外，储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能，可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。

　　(2)查询管理子系统：在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。

　　(3)销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。

　　(4)安全管理子系统：该子系统负责档案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。当档案袋在非正常情况下离开储位(指不经查询子系统发出出库指令情况下)，安装于档案密集架上的读写器器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。另外，当存在非法带离档案室的档案也可通过智能安全检测门提示报警信息。

　　(5)库房温湿度管理系统：库房温湿度管理系统也是由温湿度传感器控制的，当库房温度和湿度临近设定的温湿度时，系统会自动报警提醒管理人员需要进行除湿、除潮、降温工作。温湿度管理系统标准配置, 统一接口设计，包含温湿度传感器模块、红外对射传感模块、声音传感模块、霍尔传感模块、红外反射传感模块、光敏传感模块、烟雾传感器模块、传感器DIY套件。温湿度传感器采用DHT11芯片;数字式输出、免调试、免外围电路、功耗低、高可靠性;14位精度;I2C 接口

　　(1)温度：(0°C)~ (50 °C);±0.5°C @25°C

　　(2)湿度：0 to 90% RH;±3.5%RH;

　　(3)功耗：30uW

　　温度传感器模块支持热敏电阻\光敏电阻传感实验;支持NTC温度特性曲线动态实时显示，提供曲线动态实时显示截图; 支持温度控制电位器调节功能。

　　综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签;档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。

　　四、实施效益

　　● 档案智能化管理，避免了手动操作失误;

　　● 详细的档案架分布地址数据模型图，使档案查找轻松便捷;

　　● 档案定位管理，有效避免了档案遗失，减少损失;

　　● 事实在位管理，有效避免了档案错位;

　　● 操作简单，管理科学，有效提高了管理效率。